aerial-air-travel-blue-756799.jpg

Privacy

ECoWeB Onderzoek Beleid inzake Gegevensbescherming versie 4 België – datum 11.08.2020

 

Dit document is ontworpen om te verduidelijken welke gegevens we van jou zullen verzamelen, waarom en wat ermee gebeurt. Als je het antwoord op je vragen hierin niet vindt, gelieve contact op te nemen met ons via dit e-mailadres: mymoodcoach@ugent.be

 

Waarvoor zullen mijn gegevens verzameld worden?

De wettelijke basis voor het verzamelen van jouw gegevens is voor onderzoek uitgevoerd in het algemeen belang en wij zullen je contactgegevens gebruiken om contact met jou op te nemen over het onderzoek.

 

Het consortium is een onderzoeksgroep van universiteiten en samenwerkende bedrijven. We onderzoeken de rol van emotionele vaardigheden (emotionele intelligentie of emotie fitheid) in het welzijn van jongeren aan de hand van een studie waarbij de deelnemers een jaar opgevolgd worden.  Deelname aan het onderzoek geeft de mogelijkheid om een mobiele zelfhulp app te gebruiken. We zullen onderzoeken of de app welzijn bij jongeren verbetert.

 

Wie zal toegang hebben tot mijn gegevens?

Alleen leden van het ECoWeB consortium gefinancierd door de EU zullen toegang hebben tot je gegevens tijdens de studie. Na afloop van de studie kan het zijn dat academische tijdschriften en andere onderzoeksgroepen  zullen vragen om de gegevens van de studie openbaar te maken (zodat zij verder onderzoek kunnen uitvoeren of onze bevindingen kunnen nagaan). De gegevens die zij zullen gebruiken zullen noch jouw naam noch enige andere van jouw contactgegevens bevatten.

 

Er zijn vier plaatsen in ‘the Solution’* waar je gegevens kunnen opgeslagen, geraadpleegd en verwerkt worden:

  • De gegevens die je ingeeft wanneer je de eerste bevraging en opvolgingsbevragingen invult zullen verzameld en bewaard worden op een derde partij gespecialiseerde en met wachtwoord beveiligde vragenlijst website genaamd Qualtrics. Je krijgt toegang tot deze website via onze website www.mymoodcoach.com

  • De Clinical Trials Eenheid van de Universiteit van Exeter zal gegevens verzamelen en opslaan die op de vragenlijst website ingegeven worden. Deze website bereik je via www.mymoodcoach.com  

  • De App gegevens zullen verzameld en opgeslagen worden door onze technische medewerker Monsenso (een Deense technische partner in het consortium) vooraleer ze verstuurd worden naar de Exeter Clinical Trials Eenheid.

  • Stembestanden opgenomen op de app zullen door elkaar gehaald worden zodat herkenning onmogelijk wordt, verzameld en opgeslagen worden op een veilige server gehost door STRATO, vooraleer ze gedownload en opgeslagen worden voor analyses door AuDEERING (een Duitse technische partner in het consortium). Deze gegevens en analyses zullen verstuurd worden naar de Clinical Trials Eenheid aan de Universiteit van Exeter.

 

De verzamelde gegevens opgeslagen aan de Clinical Trials Eenheid van de Universiteit van Exeter zullen op een veilige manier en zonder jouw contactgegevens gedeeld worden binnen het ECoWeB consortium. Gegevens worden overgedragen zodat partners de gegevens kunnen analyseren en wetenschappelijke vragen kunnen beantwoorden.

 

Alle gegevensoverdrachten zullen gecodeerd worden en veilig gehouden worden op met wachtwoord beschermde servers.

 

* ‘The Solution’ is het ICT netwerk dat jouw gegevens tijdens het onderzoek verzamelt, verstuurt en bewaart.

**Persoonlijke gegevens zullen niet verkocht, verhuurd, overgedragen, gedeeld of op andere wijze toegankelijk worden gemaakt voor of aan derden**

 

Wie zijn de verwerkingsverantwoordelijken en wie de gegevensverwerkers?

De Universiteit van Exeter is de 'verwerkingsverantwoordelijke’ voor de ECoWeb-studie. De Raad van Bestuur van de Universiteit is als bestuursorgaan eindverantwoordelijk voor de naleving van de huidige wetgeving inzake gegevensbescherming. De universiteit zal passende maatregelen nemen om de naleving van de wetgeving te waarborgen en de rechten van de betrokkenen te beschermen. Onze technische partners Monsenso en AuDEERING zijn gegevensverwerkers omdat zij gegevens over jou zullen verzamelen via de App. De onderzoekslocaties (Ludwig Maximilian University, Duitsland; Universiteit Gent, België; Universitat Jaume I of Castellón, Spanje) zullen ook gegevensverwerkers zijn. Zij zullen gegevens ontvangen om analyses te kunnen doen en om deelnemers afkomstig uit hun land te kunnen contacteren. Alle gegevensverwerkers hebben wettelijke ‘Data Processing Agreements’ (overeenkomsten met betrekking tot de gegevensoverdracht) met de verwerkingsverantwoordelijke (de Universiteit van Exeter) ondertekend om te verzekeren dat jouw gegevens op een manier verzameld, verstuurd/overgedragen, verwerkt en opgeslagen worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor en moet kunnen aantonen dat hij voldoet aan de AVG-regelgeving. Binnen de AVG-regelgeving heb je de volgende rechten:

 

AVG 1. Het recht om geïnformeerd te worden

Dit verwijst naar jouw recht om te weten welke gegevens van je worden verzameld, wanneer, hoe en waarom, en om hier vrijwillig toestemming voor te geven. De volgende paragrafen beschrijven het gebruik van de verschillende soorten gegevens:

 

Welke informatie willen we verzamelen?

 

Persoonlijke contactinformatie

We willen je naam, telefoonnummer, e-mailadres, thuisadres, leeftijd, geslacht en land verzamelen. We hebben je contactgegevens nodig om je te kunnen contacteren met informatie over het onderzoek. Dit omvat het versturen van een kopie van de informatiebrief, het toestemmingsformulier, en dit beleid inzake gegevensbescherming. We hebben je e-mailadres nodig om je op de app te laten starten, om wachtwoordherinneringen te sturen als je je wachtwoord bent vergeten, om links en herinneringen te sturen voor de opvolgingsmetingen en cadeaubonnen voor het uitvoeren van bepaalde taken. We hebben je telefoonnummer nodig om je te bellen of een bericht te sturen met herinneringen en om je te laten opvolgingsmetingen beantwoorden indien nodig. Daarnaast hebben we je e-mailadres en telefoonnummer nodig voor het geval we contact met je moeten opnemen om jouw vragen te beantwoorden of wanneer je een risico voor zelfmoord of zelfverwonding aangeeft op de website vragenlijsten of via  telefoon/e-mail. We bewaren je contactgegevens terwijl je in het onderzoek zit, om je te kunnen contacteren.

 

Deze contactgegevens worden enkel gegeven aan het onderzoeksteam in jouw land (Verenigd Koninkrijk, Spanje, Duitsland of België), aan onze partner Monsenso zodat ze je op de app kunnen laten starten en eventueel aan een derde partij verkoper van elektronische cadeaubonnen in het geval zij deze informatie nodig hebben om jou toegang te geven tot hun website waar je je cadeaubonnen kunt gebruiken. Jouw contactgegevens zullen niet gegeven worden met het oog op andere verkoops- of reclame doeleinden.  

Jouw gegevens zullen vertrouwelijk behandeld worden en veilig opgeslagen worden met een wachtwoord. Waar mogelijk zullen je contactgegevens (naam, e-mailadres, thuisadres, telefoonnummer) apart van alle andere gegevens bijgehouden worden. Jouw antwoorden gegeven op de website en de App zullen enkel met een projectidentificatienummer gelinkt worden, niet met jouw contactgegevens, om zo je persoonlijke antwoorden vertrouwelijk te behandelen. Bij jouw apart bijgehouden contactgegevens wordt ook jouw projectidentificatienummer bijgehouden. Je contactgegevens zullen vernietigd worden aan het einde van het onderzoek (december 2021). Jouw andere gegevens zullen nog 7 jaar worden bewaard in overeenstemming met goede onderzoekspraktijken. Van zodra je contactgegevens vernietigd zijn (dit gebeurt eind december 2021), kunnen we de andere gegevens verzameld van jou niet meer vernietigen/verwijderen. 

 

Alle medewerkers die toegang hebben tot je persoonlijke gegevens zullen getraind worden in gegevensbescherming en vertrouwelijkheid.

 

Contactgegevens ouders

Als je 16-17 jaar oud bent en in Duitsland of België woont, dan vragen we de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van je ouders, zodat zij je toestemming kunnen geven om aan de studie deel te nemen. Als je in het Verenigd Koninkrijk of Spanje woont kan je wettelijk toestemming geven om deel te nemen zonder toestemming van je ouders.

 

We houden hun contactgegevens bij zodat we hen zouden kunnen bereiken indien nodig (zie meer uitleg in de Informatiebrief). Gegevens van de ouders worden op dezelfde manier beschermd als de contactgegevens van deelnemers.

 

Informatie over je gezondheid en emoties

De website zal je vragen stellen over je gezondheid, welzijn, je emoties, je emotionele vaardigheden en gezinsachtergrond. Zo kunnen we nagaan of deelname aan de studie geschikt is voor jou. We hebben het ook nodig om onderzoek te doen naar hoe emoties, emotionele vaardigheden en welzijn bij jongeren veranderen over tijd. We zullen onderzoeken wat over de tijd een invloed heeft op het welzijn. We zullen nagaan welke zelfhulp strategieën in de app het best helpen. Onze gespecialiseerde vragenlijst website, Qualtrics, werd nagekeken door de verwerkingsverantwoordelijke en er werd besloten dat deze de AVG naleeft.

 

App gebruik en antwoorden

We zullen gegevens verzamelen van hoe je de App gebruikt. Dit omvat hoe vaak je het gebruikt, welke elementen je gebruikt, enzovoort.  We zullen ook je antwoorden in de App verzamelen, zoals de scores of antwoorden die je ingeeft. We verzamelen dit om te weten te komen wat helpt en wat niet in de app en dit te verbeteren. Je camera, berichten, oproepen, contactenlijst en locatie zullen op geen enkel moment geraadpleegd, gelezen, beluisterd of vastgelegd worden.

 

Technische gegevens

De website en de App verzamelen automatisch technische gegevens zoals hardware configuratie, softwareconfiguratie, toegangsprovider, gegevensuitwisseling en sitegebruik. Deze gegevens worden verzameld zodat we de website en de App efficiënt kunnen onderhouden en we je gegevens veilig kunnen houden. Technische gegevens worden niet gekoppeld aan je contactgegevens, tenzij je ons om technische ondersteuning vraagt, want dan moeten we contact met je opnemen om hulp te kunnen bieden.   

 

Stemopnames

We zullen stemopnames verzamelen bij die deelnemers die ervoor kiezen om een emotionele gebeurtenis te beschrijven aan de hand van een opname. Stemopname is optioneel.  Je moet actief kiezen om je stem op te nemen door op de opnameknop te klikken. De stemopname wordt automatisch op de App geanalyseerd. Dit resulteert in akoestische parameters, zoals toonhoogte en klank. Om vertrouwelijkheid te garanderen wordt iedere opname op de app uit elkaar gehaald in kleine stukken en onomkeerbaar door elkaar gehaald zodat herkenning onmogelijk wordt. Dit betekent dat niemand kan horen wat je zei en dit dus je identiteit verbergt. Dit bestand zonder inhoud wordt versleuteld (beschermd met een wachtwoord om onrechtmatige toegang te voorkomen) en verstuurd naar een beveiligde server. De stemgegevens worden verzameld om onderzoek naar het identificeren van emoties in de stem te ondersteunen.

 

Wat betreft de AVG rechten 2 tot en met 6: we kunnen enkel ingaan op deze verzoeken op het moment dat we nog over je contactgegevens beschikken. Na het einde van het onderzoek zijn alle verzamelde gegevens geanonimiseerd en kunnen we niet langer iemands’ individuele gegevens achterhalen. 

 

AVG 2. Het recht op inzage

Dit verwijst naar je recht om te kunnen nagaan welke gegevens van jou worden bewaard. Je kan ons te allen tijde schriftelijk vragen welke persoonlijke gegevens waar en voor welk doel worden bewaard. Wij moeten binnen een maand reageren.

 

AVG3. Het recht op rectificatie

Dit verwijst naar je recht om onjuiste informatie te kunnen corrigeren. Je kan ons schriftelijk verzoeken om onjuiste persoonlijke gegevens over jou te corrigeren. Je mag verwachten dat dit zal gebeuren binnen een maand.

 

AVG 4. Het recht op gegevenswissing

Dit verwijst naar je recht om sommige of alle gegevens van jou te laten verwijderen. Je kan ons te allen tijde vragen om persoonlijke gegevens te verwijderen. Wij moeten dit binnen een maand doen.

 

AVG 5. Het recht op beperking van de verwerking

Je hebt te allen tijde het recht om je toestemming voor onze verwerking van je persoonsgegevens in te trekken.

 

AVG 6. Het recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je kan vragen om een kopie van je gegevens in een bruikbaar formaat te ontvangen. Wij zullen dit binnen een maand verstrekken.

 

AVG 7. Het recht van bezwaar

Je kan jezelf te allen tijde terugtrekken van het verstrekken van gegevens op de App of de website.

 

AVG 8. Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij voorzien niet in medische zorg. Daarnaast is er geen automatische besluitvorming of profilering die jouw medische zorg elders zou kunnen beïnvloeden.

 

Meer informatie:

Als je vragen hebt over het onderzoek of over hoe je je rechten kan uitoefenen, contacteer dan het lokale onderzoeksteam:

 

In België is het contact hiervoor mymoodcoach@ugent.be

 

HET RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN

Je hebt te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de bestuursfunctionaris van de Universiteit van Exeter over onze verwerking van je persoonsgegevens. Dit kan in het Engels bij.

Brenda Waterman
Information Governance Manager and Data Protection Officer

The University of Exeter, Compliance, Governance and Risk
c/o Northcote House, The Queen's Drive, ExeterEX4 4QJ

Email: dataprotection@exeter.ac.uk            Tel: 01392 726842

 

Dit kan in het Nederlands bij 1. de Data Protection Officer van de Universiteit van Gent: Hanne Elsen: privacy@ugent.be en/of 2. de Belgische toezichthoudende instantie die verantwoordelijk is voor het handhaven van de wetgeving inzake gegevensbescherming:

 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel

Tel. +32 2 274 48 00

e-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

 

verwerkingsverantwoordelijke” verwijst naar een persoon die (ofwel alleen ofwel gezamenlijk ofwel in overleg met anderen) de redenen waarvoor en de manier waarop persoonsgegevens verwerkt worden of verwerkt zullen worden, bepaalt

gegevensverwerkers” met betrekking tot persoonsgegevens, verwijst naar iedere persoon (die niet een werknemer van de verwerkingsverantwoordelijke is) die gegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke

verwerking” met betrekking tot informatie of gegevens verwijst naar het bekomen, vastleggen of hebben van informatie of gegevens of het uitvoeren van een bewerking of een verzameling van bewerkingen op informatie of gegevens, met inbegrip van –

1. Organisatie, aanpassing of verandering van informatie of gegevens,

2. Ophalen, consulteren of gebruiken van informatie of gegevens

3.Bekendmaken van de informatie of gegevens door doorgifte, verspreiding of een andere manier van ter beschikking stellen

© ECoWeB Onderzoek met de MyMoodCoach App